Nachdem Sie einen eigenen Unternehmensbereich erhalten und sich als Ausbildungsleiter*in registriert haben, können Sie sich dem nächsten Schritt widmen – dem Verwalten Ihrer Azubis. Laden Sie Azubis in BLok ein, legitimieren Sie selbstregistrierende Azubis und prüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Daten Ihrer Azubis. Wie genau Sie das tun, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Azubis Ihrem Unternehmen zuordnen
BLok bietet Ihnen zwei Wege, um Azubis für Ihr Unternehmen in BLok freizuschalten.
Als Ausbildungsleiter*in können Sie Azubis aus BLok heraus anlegen und damit zur digitalen Berichtsheftfführung mit BLok einladen. Hierfür benötigen Sie den Namen der Auszubildenden, sowie die dazugehörige E-Mailadresse. Außerdem geben Sie den Ausbildungsbeginn und -ende an. Alle weiteren Daten füllen Azubis anschließend in BLok selbständig aus und vervollständigen das eigene Benutzerprofil. Eingeladene Azubis sind automatisch für Ihr Unternehmen legitimiert.
Alternativ können sich Azubis selbstständig in BLok registrieren und das Unternehmen auswählen. In diesem Fall müssen die Azubis von einem oder einer Ausbildungsleiter*in aus dem Unternehmen geprüft und freigeschaltet werden.
Azubis können Blok auch ohne Unternehmen verwenden. Die Zuordnung zu einem Unternehmen kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über das Benutzerprofil der Azubis erfolgen.
Azubis legitimieren
Als Ausbildungleiter*in behalten Sie im Reiter „Auszubildende“ alle Azubis und deren Legitimierungs- oder Betreuungsstatus im Blick.
Haben sich neue Azubis in BLok für Ihr Unternehmen registriert, erhalten Sie und alle Ausbildungsleiter*innen direkt im Berichtsheft eine Benachrichtigung über die Legitimierungsanfrage. Wenn Sie die Legitimierungsanfrage validieren, bestätigen Sie, dass die Azubis zu Ihrem Unternehmen gehören. Außerdem können alle Ausbilder*innendes Unternehmensbereichs diese Azubis sehen und deren Ausbildung in BLok betreuen.
Azubis betreuen
Nach der Legitimierung beginnt die Betreuung Ihrer Azubis. Diese muss im System für alle Azubis individuell festgelegt werden. Um die Berichtsheftführung begleiten und Wocheneinträge prüfen, abnehmen oder ablehen zu können, ist eine Betreuungszuordnung zwischen Ausbilder*in und Azubis zwingend notwendig. BLok unterscheidet hier zwischen einer allgemeinen und persönlichen Betreuung. Während in der allgemeinen Betreuung die jeweiligen Ausbilderinnen auf die Berichtshefte der Azubis zugreifen können, erhalten persönlich betreuende Ausbilder*innen zahlreiche, zusätzliche Informationen bzgl fehlender Einträge, Kommentare oder schulische Abnahme von Berichtsheftwochen.
Azubis vom Unternehmen lösen
In regelmäßigen Abständen, mindestens aber immer zu Beginn eines jeden Kalenderjahres sollten Sie die Aktualität Ihrer Azubis prüfen. Haben Azubis ihre Ausbildung beendet oder vorzeitig das Unternehmen verlassen? Haben sich manche Azubis fälschlicherweise mehrfach angemeldet? BLok stellt Ihnen in der Abrechnungsübersicht eine Übersicht zur Verfügung, in der Sie alle Azubis und deren wichtigsten Rahmendaten finden. Von dieser Übersicht aus können Sie auf die Datenblätter der Azubis zugreifen, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und die Ausbildung zu beenden, um Azubis vom Unternehmen zu lösen.
Azubis, die in dieser Übersicht gelistet sind, werden in den alljährlichen Abrechnungsläufen berücksichtigt.
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