Damit Sie die Berichtshefte Ihrer Auszubildenden in BLok verwalten können, stellen Sie zuerst die Zuordnung Ihrer Azubis und Ausbilder*innen zu Ihrem Unternehmen sicher und bringen Sie anschließend beide Nutzergruppen über die Betreuungsoptionen miteinander in Verbindung. Erst mit der festgelegten Betreuung der Azubis durch einen oder mehrere Ausbilder*innen können letztere die Berichtshefte der Azubis einsehen und die Azubis in der Ausbildung begleiten.
Betreuung zwischen Azubis und Ausbilder*innen
Es gibt zwei Wege, über welche die Betreuung der Azubis organisiert werden kann: Entweder ordnen sich die Azubis den betreffenden Ausbilder*innen aus den jeweiligen Lernorten (Betrieb, Berufsschule, etc) selbst zu, oder die Ausbildungsleitung beziehungsweise betriebliche Ausbilder*innen wählen die zu betreuenden Azubis in BLok. Unterschieden wird zwischen zwei Arten der Betreuung: der normalen und der persönlichen Betreuung.
Die persönliche Betreuung umfasst vier zusätzliche Funktionen:
- Für persönlich betreute Azubis kann eine Benachrichtigung aktiviert werden, die über fehlende Berichtsheftwochen informiert.
- Auf der Übersichtsseite werden Sie über Kommentare zu Berichtshefteinträgen von persönlich betreuten Auszubildenden informiert.
- Sie erhalten auch Benachrichtigungen für rein schulische Wochen, wenn diese von den Auszubildenden freigegeben wurden.
- Sie sind in den Benachrichtigungslisten der Auszubildenden (zum Beispiel bei der Freigabe von Wochen im Berichtsheft) vorausgewählt.
Bei der normalen Betreuung können beliebig viele Ausbilder*innen die Betreuung übernehmen. Besonders in Vertretungsfällen kann das hilfreich sein. Im Gegensatz dazu erfolgt die persönliche Betreuung ausschließlich in einem Verhältnis von 1 zu 1.
Als Ausbildungsleiter*in haben Sie die Entscheidungshoheit darüber, ob betriebliche Ausbilder*innen die Zuordnung der Azubis vornehmen dürfen oder ob dies ausschließlich durch die Azubis selbst passieren darf. Diese Funktion kann eingeschränkt werden, um den Schutz der persönlichen Daten der Azubis zu gewährleisten.
Berichtsheftführung als Azubi
Auf der BLok-Startseite finden Sie eine Übersicht über alle relevanten Benachrichtigungen, wie die Vollständigkeit ihrer Berichtsheftwochen, die Freigabe oder Abnahme von Wochen oder die Zuordnung von Ausbilder*innen. Aus den Benachrichtigungen heraus greifen Sie bspw. direkt auf die betroffenen Berichtsheftwochen zu, um schnell und effizient auf notwendige Aktionen zu reagieren.
Benutzerprofil des Auszubildenden
In Ihrem Benutzerprofil ist eine lückenlose zeitliche Dokumentation der Ausbildung erforderlich. Hier müssen das Ausbildungsbeginn- und -enddatum eingetragen werden. Starten Sie mit BLok erst zu einem späteren Zeitpunkt während der Ausbildung, legen Sie ein entsprechendes Datum für den Start der Berichtsheftführung mit BLok fest. Dadurch vermeiden Sie unnötig, wiederkehrende Systemwarnungen.
Berichtsheftwochen
Die Berichtsheftwochen werden entweder im Tages- oder Wochenformat erfasst, ein Monatsformat ist nicht vorgesehen. In Ihren Einstellungen wählen Sie außerdem, ob Sie nur die Wochentage oder optional die Wochenendtage anzeigen möchten. Auch der Anwesenheitsstatus kann angezeigt und auf Wunsch reduziert werden.
Das Berichtsheft dient der fachlichen, inhaltlichen und zeitlichen Dokumentation. Geben Sie im Berichtsheft Ihren Tageslernort in Kombination mit der Anwesenheit an. In den Wocheneinträgen selbst stehen Ihnen beliebig viele Eingabezeilen zur Verfügung, in denen Sie Angaben zu Ihren Tätigkeiten und Zeiten machen. Diese Eingaben können jederzeit gelöscht werden, solange die Woche noch in Bearbeitung ist. Die Gesamtstunden der Woche werden automatisch anhand der eingegebenen Daten berechnet. Die Kommentarfunktion ermöglicht den Austausch zwischen Ausbilder*innen und Azubis.
Abhängig von den in der Woche angegebenen Lernorten werden die passenden Ausbilder*innen zur Abnahme oder zur Kenntnisnahme angezeigt. So werden beispielsweise bei einem Besuch der Berufsschule die zugeordneten Berufsschullehrer*innen und bei einem Besuch im Ausbildungsbetrieb die entsprechenden betrieblichen Ausbilder*innen angezeigt.
Nach der Abgabe des Berichtshefts sind keine Änderungen mehr möglich, mit Ausnahme der Anpassung von Abteilungen oder Qualifikationen, da diese nicht prüfungsrelevant sind. Der Status der Woche wird stets oberhalb des Berichtshefts dokumentiert und zeigt an, ob die Woche in Bearbeitung, freigegeben, abgelehnt oder abgenommen ist. Möchten Sie Änderungen an einer Berichtsheftwoche vornehmen, müssen die zuständigen Ausbilder*innen die betroffene Woche ablehnen.
Berichtsheftbegleitung als Ausbilder*in
Auf der BLok-Startseite wird Ihnen als Ausbilder*in wird eine Benachrichtigung über die Freigabe von Berichtsheften angezeigt. Diese Benachrichtigungen ermöglichen einen schnellen Überblick und bieten eine einfache Möglichkeit, auf relevante Informationen zuzugreifen. Als Ausbilder*in sehen Sie außerdem eine Schnellansicht im Wochen- oder Jahresformat für Ihre Azubis ein.
Der Zugriff auf eine bestimmte Berichtsheftwoche ist nur nach Freigabe durch den Auszubildenden oder die Auszubildende möglich. Wenn eine Woche noch nie geöffnet wurde, erscheint sie im Status „noch nicht erfasst“. Wurde die Woche mindestens einmal aufgerufen, erhält sie den Status „in Bearbeitung“. Dies gibt aber keine Auskunft darüber, ob die Woche tatsächlich befüllt wurde.
Eine Kommentarfunktion erlaubt den direkten Austausch in BLok zwischen Ihnen und Ihren Azubis. Die Abnahme oder Ablehnung einer Woche erfolgt nach eigenem Ermessen. Lehnen Sie eine Woche ab, wird diese im Bearbeitungsmodus an den Azubi für weitere Anpassungen zurückgegeben.
Wird eine Woche abgenommen, ist sie geschlossen und elektronisch für die Prüfungsunterlagen signiert. Damit wird sichergestellt, dass die Berichtshefte vollständig und ordnungsgemäß dokumentiert sind und den Anforderungen für die Abschlussprüfung entsprechen.
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