Das Online-Berichtsheft BLok bietet Auszubildenden die Möglichkeit, ihre Berichtshefte digital an Kammern und Innungen zu übermitteln – unabhängig davon, ob die Kammer BLok-Partner ist oder nicht.
Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag mehr über die Prüfungsübermittlung mit BLok und wie auch Ihre Kammer von der kostenlosen Übermittlung profitieren kann.
Digitales Berichtsheft BLok: Prüfungsbereich für Auszubildende
Zur Übermittlung ihrer Berichtshefte nutzen Azubis den individuellen Prüfungsbereich direkt im Berichtsheft. BLok führt die Azubis Schritt für Schritt durch den Übermittlungsprozess und prüft dabei folgende Schritte:
- Überprüfung der ausgewählten Kammer im Profil der Azubis
- Auswahl des Berichtsheftes, das der Kammer zur Prüfung vorgelegt werden soll
- Auswahl der ergänzenden Dokumente
- Übermittlung der ausgewählten Dokumente an die hinterlegte Kammer
Einmal alle Prüfungsunterlagen ausgewählt, werden diese als Download-Link sowie QR-Code generiert und können von den Azubis an ihre Kammer geschickt werden. Hat eine Kammer den Mailversand in BLok aktivieren lassen, erfolgt die Übermittlung direkt über das Online-Berichtsheft. Der Versand der Prüfungsunterlagen wird sowohl für die Auszubildenden als auch für die Kammern in BLok mit Zeitstempel dokumentiert. Zusätzlich erhalten die Auszubildenden eine Kopie der übermittelten E-Mail als Nachweis für ihre eigenen Unterlagen.
Alle neuen Prüfungsfunktionen auf einen Blick
Nicht nur Azubis, sondern auch die Ausbildungsverantwortlichen der Kammern profitieren von der digitalen Übermittlung der Prüfungsunterlagen durch BLok. Exportierten Azubis ihre Berichtshefte, wurden diese Dateien bisher per E-Mail-Anhang an die Kammern geschickt. Waren die angehängten Dateien zu groß, war der Versand in einigen Fällen nicht problemlos möglich. Nun werden das Berichtsheft und ggf. weitere ergänzende Dokumente über einen Link zur Verfügung gestellt. Neben zahlreichen Optimierung im Übermittlungsprozess der Azubi-Prüfungsseite stellen wir nun auch Kammern eine eigene Prüfungsseite für den Download der Prüfungsunterlagen bereit.
Prüfungsseite für Azubis
Auszubildenden können ihre Berichtshefte und ergänzenden Dokumente über die Prüfungsseite auswählen und per Download-Link oder QR-Code an ihre Prüfungsstelle weiterleiten, insofern die Kammer den Prüfungsbereich über BLok aktiviert hat.
Hat die Kammer außerdem die Mailübermittlung über BLok aktiviert, kann eine E-Mail mit dem generierten Download-Link und dem zugehörigen QR-Code direkt aus BLok heraus vom Azubi an die Kammer verschickt werden. Außerdem können Azubis eine zusätzliche E-Mail-Adresse für den weiteren Austausch mit der Kammer angeben, welche diese dann über die Kammern-Prüfungsseite einsehen kann.
Prüfungsseite für Kammern
Geben Azubis auf ihrer Prüfungsseite Berichtshefte und Dokumente frei, kann die Kammer diese auf der eigens erstellten Kammern-Prüfungsseite einsehen und herunterladen. Um auf die Kammer-Prüfungsseite zuzugreifen, benötigen Kammern den Download-Link oder QR-Code vom Azubi. Jeder Download-Link ist genau einem Azubi und den ausgewählten Dokumente zugeordnet. Mit Klick auf den Link erhalten Kammern Zugriff auf die ausbildungsrelevanten Informationen dieses Azubis und können auf dieser Seite die übermittelten Dokumente als Einzel- oder Sammeldownload herunterladen.
Um die Berichtsheftdaten ihrer Azubis zu schützen, hinterlegen Kammern, welche die Prüfungsübermittlung nutzen, im Einrichtungsprozess vorab ein Passwort. Dank dieses Passworts können die Kammern dann auf die Daten hinter den Downloadlinks zugreifen.
Kein Versand von E-Mail-Anhängen
Ab sofort werden alle Prüfungsdokumente als Download-Link oder QR-Code zur Verfügung gestellt. Mit Zugriff auf den Download-Link können Prüfungsunterlagen lokal heruntergeladen werden. Das spart Speicherplatz und erleichtert den Austausch. Der bisherige Weg über den Export des Berichtshefts und dem damit zusammenhängenden Download der Datei bleibt aber für alle Azubis erhalten.
Integrierter E-Mail-Versand
Azubis, deren Kammern die E-Mail-Übermittlung aktiviert haben, können den Download-Link direkt aus BLok per E-Mail verschicken – ohne externe Tools.
Download-Link mit zeitlich begrenzter Zugriff
Die Gültigkeit der Download-Link beträgt 45 Tage. Auch nach Ablauf der Gültigkeit bleibt die zeitliche Übermittlungsdokumentation für Azubis erhalten, der Link selbst kann nach Ablauf von den Kammern aber nicht mehr verwendet werden. Kammer haben dann keinen Zugriff mehr auf die freigegebenen Unterlagen. Azubis können aber jederzeit einen neuen Link generieren, um der Kammer erneut Zugriff auf die Dokumente zu gewähren.
Sie sind eine Kammer? Aktivieren Sie die digitale Prüfungsübermittlung
Auch wenn Ihre Kammer BLok selbst nicht einsetzt, können Sie die Prüfungsübermittlung über BLok kostenlos aktivieren lassen.
Kontaktieren Sie uns als Kammer per E-Mail mit diesen Daten:
- Name Ihrer Kammer
- Name einer Ansprechperson
- E-Mail-Adresse, an die die Prüfungsunterlagen geschickt werden sollen.
Unterstützen Sie Ihre Azubis, die ihr Berichtsheft digital über BLok führen, bei der Übermittlung ihrer prüfungsrelevanten Leistungen.
Gern beantworten wir natürlich auch alle weiteren Fragen zu diesem Thema.
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