Das Online-Berichtsheft BLok bietet allen Azubis eine Funktion zur digitalen Übermittlung der Berichtshefte an Kammern und Innungen – unabhängig davon, ob die Kammer Partner von BLok ist oder nicht.
Unser Ziel ist es, den Verwaltungs- und Prüfungsprozess für Auszubildende und Prüfende zu vereinfachen und zu digitalisieren. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die Prüfungsübermittlung über BLok vor und zeigen Ihnen, wie auch Ihre Kammer von dieser kostenlosen Übermittlung profitieren kann.
Digitales Berichtsheft BLok: Prüfungsbereich für Azubis
Zur Übermittlung ihrer Berichtshefte nutzen Azubis den individuellen Prüfungsbereich direkt in BLok. BLok führt die Azubis schrittweise durch den Übermittlungsprozess. Diese Schritte sind:
- die Überprüfung der ausgewählten Kammer im Profil der Azubis
- die Auswahl des Berichtshefts, welches zur Prüfung der Kammer vorgelegt werden soll
- die Auswahl eventueller, ergänzender Dokumente
- die Übermittlung der ausgewählten Dokumente an die hinterlegte Kammer
Die ausgewählten Prüfungsunterlagen werden per Downloadlink sowie QR-Code bereit gestellt und können durch die Azubis an ihre Kammern geschickt werden. Hat eine Kammer in BLok den Mailversand aktiviert, erfolgt die Übermittlung direkt über die Anwendung.
Der Versand der Prüfungsunterlagen wird für Azubis, aber auch Kammern in BLok mit Zeitstempel dokumentiert, zum anderen erhalten Azubis eine Kopie der übermittelten E-Mail als Nachweis für ihre eigenen Unterlagen.
Vorteile der digitalen Übermittlung von Prüfungsnachweisen für Kammern
Nicht nur Azubis, auch Ausbildungsverantwortliche Ihrer Kammer profitieren von davon, wenn BLok Prüfungsunterlagen digital übermittelt. Exportierten Azubis ihre Berichtshefte, wurden diese Dateien bisher per Mailanhang an die Kammern versendet. Waren die angehangenen Dateien zu groß, erfolgte das Versenden in manchen Fällen nicht ohne erhebliche Probleme. Nun werden das Berichtsheft sowie mögliche, weitere ergänzende Dokument über einen Link bereitgestellt, Mailanhänge entfallen also.
- Transparente und einheitliche Übermittlung: Der Prozess zur Übermittlung der Prüfungsunterlagen wird für alle Azubis standardisiert. Unabhängig davon, ob die Kammer eine Übermittlung über BLok aktiviert hat oder nicht, können jetzt alle Auszubildenden die Prüfungsseite nutzen und Dokumente per Downloadlink bereitstellen.
- Effizient & datensparsam: E-Mail-Anhänge gehören der Vergangenheit an. Ab sofort werden alle Prüfungsdokumente als Downloadlink oder QR-Code zur Verfügung gestellt. Das spart Speicherplatz und erleichtert den Austausch.
- Mehrwert für alle Kammern: Kammern greifen über den Downloadlink auf eine eigene Prüfungsseite zu, auf welcher sie eine Zusammenfassung aller Azubidaten erhalten und die Prüfungsunterlagen herunterladen können.
Digitales Berichtsheft BLok: Prüfungsbereich für Kammern
BLok unterstützt Azubis nicht nur in der Berichtsheftführung, sondern erlaubt das Versenden der Berichtshefte an die ausgewählte Kammer direkt über das Online-Berichtsheft. Bisher stand diese Funktion nur Azubis zur Verfügung, deren Kammer einen Übermittlungsweg in BLok aktiviert haben. Die Prüfungsseite erhält nun einen grundlegenden Umbau, um den Übermittlungsprozess von Prüfungsunterlagen zu vereinfachen und zu optimieren.
Ab sofort profitieren nicht nur alle Auszubildenden, sondern auch die Kammern von der neuen Prüfungsseite: jede Kammer kann über eine eigene Kammern-Prüfungsseite die Unterlagen der Azubis sicher und unkompliziert zugreifen.
Geben Azubis auf ihrer Prüfungsseite Berichtshefte und Dokumente frei, kann die Kammer diese auf ihrer eigenen Kammern-Prüfungsseite einsehen und herunterladen. Dazu benötigen Kammern lediglich den Downloadlink oder QR-Code vom Azubi. Link sowie QR-Code können Azubis entweder selbst an ihre Kammernansprechpartner schicken oder den Versand in BLok anstossen.
Alle neuen Prüfungsfunktionen auf einen Blick
Jetzt für alle Azubis: Alle Auszubildenden können ab sofort ihre Berichtshefte und ergänzende Dokumente über die Prüfungsseite auswählen und per Downloadlink oder QR-Code an ihre Prüfungsstelle weiterleiten. Hat die Kammer zusätzlich die Mailübermittlung über BLok aktiviert, kann eine Mail mit dem generierten Downloadlink und dem zugehörigen QR-Code direkt aus BLok heraus vom Azubi an die Kammer verschickt werden. Darüber hinaus können Azubis eine zusätzliche E-Mailadresse für den weiteren Austausch mit der Kammer angeben, die die Kammer dann über die Kammern-Prüfungsseite einsehen kann.
Für Kammern: Kammern erhalten eine eigene Prüfungsseite, auf der sie alle ausbildungsrelevanten Informationen des Azubis einsehen und die übermittelten Dokumente als Einzel- oder Sammeldownload herunterladen können.
E-Mail-Versand integriert: Azubis, deren Kammern die E-Mail-Übermittlung aktiviert haben, können den Downloadlink direkt aus BLok per E-Mail verschicken – ohne externe Tools.
Zeitlich begrenzte Zugriffe: Die Gültigkeit der Downloadlinks beträgt 45 Tage. Auch nach Ablauf der Gültigkeit bleibt die zeitliche Übermittlungsdokumentation erhalten, der Link selbst kann nach Ablauf von den Kammern aber nicht mehr verwendet werden. Kammer haben dann keinen Zugriff mehr auf die freigegebenen Unterlagen. Azubis können aber jederzeit einen neue Link generieren, um der Kammer erneuten Zugriff auf die Dokumente zu gewähren.
Sie sind eine Kammer? Aktivieren Sie die digitale Prüfungsübermittlung
Auch wenn Ihre Kammer BLok selbst nicht einsetzt, können Sie die Prüfungsübermittlung über BLok kostenlos aktivieren lassen.
Kontaktieren Sie uns als Kammer per E-Mail mit diesen Daten:
- Name Ihrer Kammer
- Name einer Ansprechperson
- E-Mail-Adresse, an die die Prüfungsunterlagen geschickt werden sollen.
Unterstützen Sie Ihre Azubis, die ihr Berichtsheft digital über BLok führen, bei der Übermittlung ihrer prüfungsrelevanten Leistungen.
Gern beantworten wir natürlich auch alle weiteren Fragen zu diesem Thema.
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